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業務知識

管理規約を遵守する手立てと運用を考えよう

管理規約を順守する手立てと運用

最近は管理規約の重要性がかなり認識されて、マンションの規約改正も活発になってきました。そこで管理規約改正ができたらもう一歩踏み込んで、大事なことは運用面であり「管理規約の遵守の入り口である届出事項」ではないでしょうか。

通常、組合員や居住者の入退去及び専有部分の修繕等については、一定の「届出様式」が設定されていると思います。そしてそれぞれ事前の届出をするようになっており、中には専有部分の修繕届出のように理事会として、規約と照合し、専門家の意見を聞きながら検討して回答しなければならないものもあります。

居住者の変化や専有部分の工事は管理組合として、届出が提出されて初めてその情報を得ることになりますが、これが徹底されているでしょうか。これを「届出チェックリスト」にしてみますと、
① 所定の様式で届出することが知らされているか。
② 所定の様式が受け取りやすいところに常備されているか。
③ 提出された届出の回付ルートが決まっているか。
④ 理事会決議で日程が間に合わない場合の処置は決まっているか。
⑤ 提出届出書の保管は良いか、いつでも確認できる状態か。
このようになると思いますが、確認してみることも必要ではないかと思います。
役員にとって少し煩わしいかもしれませんがここがマンション管理の入り口であり、しっかりおさえておきたいものです。

【マンション入り口の掲示も効果的】
規約で民泊等を禁止しても、届出書が出なければ実情が把握できず、居住者からの通報なり問題が発生してからの対処に苦労することが予想されます。

マンション管理の改善の中に、次のような事例があり効果を上げているところがあります。ここは毎月理事会を開催、この理事会開始前に新入居者を会場にお招きし、役員の自己紹介に始まり、当マンションの理事会運営や居住に関する基本ルールを説明し簡単な質疑応答がされているとの事です。このマンションは約4割が賃借人ということから、入退去が多いという特殊事情もあるようです。

このマンションの理事長曰く、これを始めて居住者間の生活騒音トラブルが減少したとのことです。それに次の二つの効果が期待されると感じておられます。
それは、理事会の会場に来ていただくことから、一つは、このマンションの役員活動に触れ、管理されている安心・安全を感じていただける。二つ目には、役員も新入居者に対し何かと声をかけやすくなり、新居住者は空気になじみやすくお互い様の空気を感じる。

このマンションでは、「入居のしおり」をその場でお渡しして説明の資料としています。
この「入居のしおり」は、概ね次のような項目が盛り込まれています。
① 転出や長期不在及び専有部分の修繕時等の届け出が必要なこと
② 管理費等の引き落としや水道料の引き落とし関連に関すること
③ ゴミ出しやエレベーター等共用設備の使用ルールに関すること
④ ペットに関すること
⑤ 排水やトイレのつまり防止や専有部分からの水漏れは居住者で対処すること
⑥ 自転車・バイク・自動車の駐車駐輪申込及び費用について
⑦ 防災・防犯に関すること及び法定点検の大切さと協力について
⑧ 騒音その他お互い様の遵守事項及び排水管洗浄等大切さと協力について
⑨ バルコニー等の専用使用部分の管理と注意事項について
⑩ その他、町内会活動、子供会、シニア会等との関連事項について
いかがでしょうか。
この「入居のしおり」はマンション内のトラブル防止にかなり役立っているようです。

マンションに居住するには、管理規約や使用細則等のルールをよく理解することが必要ですが、十分読み込まれていない場合が多いようです。
事例として、初めてマンションに住むことになったご家族は、それなりに当マンションの情報を入手し、事前勉強をしていると思いますが、ここで当マンションに入居し生活するにあたって、読みやすい優しい言葉で説明している「入居のしおり」があれば、マンションでの生活スタイルが理解でき、空気になじみやすく安心されるのではないでしょうか。
マンション居住で一番近い近所は隣であり、少し大きく声を出せば聞こえそうな、時間もかからない距離で隣とつながっています。いざというときはすぐ連絡できる、顔が見えるという安心感は強いと思います。しかし、裏返すとマンションは戸建てと違って、隣とも上下ともつながっており、騒音も聞こえやすく、お互い様の心配りが必要なことも当然と言えます。それだけにできるだけわかりやすく、守りやすいルールで楽しいマンション生活をしたいものだと思います。

管理規約は管理組合の最高自治規範であり、マンションにとっては憲法ともいわれるものなので、これを、当マンションに合致した形にしておくことは至極当然だと思います。そしてこの自治規範を遵守する手立てが整い、運用されてこその最高自治規範としての管理規約であるという事も言えます。

参考 福管連モデル規約添付届出様式集

管理組合法人届出等様式集
Ⅰ 譲渡・貸与のとき                      頁
1 売るとき

①「譲渡・貸与予告届」(第1号様式)専有部分を譲渡・貸与するときの届出用紙‥‥1
②「売買・賃貸借取引受託届」(第2号様式)受託した宅地建物取引業者が提出‥‥‥2
③「管理組合法人退会・転出届」(第3号様式)専有部分を譲渡時の前組合員の届出用紙‥3

2 貸すとき
①「譲渡・貸与予告届」(第1号様式)専有部分を譲渡・貸与するときの届出用紙‥‥1
②「入居届兼誓約書」(第4-1号様式)専有部分の賃借人等の入居届用紙‥‥‥‥‥4
③「代位支払誓約書」(第5号様式)管理費等代位支払の連名による誓約書‥‥‥‥‥6
④「転出届」(第6号様式)専有部分借入人の転出時の届出用紙‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥7
⑤「売買・賃貸借取引受託届」(第2号様式)受託した宅地建物取引業者が提出‥‥‥2

3 新規購入のとき
①「管理組合法人加入・入居届」(第7-1号様式)専有部分購入時の新組合員届出用紙‥8
②「議決権行使者指定届」(第8号様式)1住戸を2人以上で共有の場合に提出 ‥‥10

4 すでに届け出ている事項に変更があったとき
①「入居届事項変更届」(第4-2号様式)占有者の入居届の変更事項届 ‥‥‥‥‥5
②「管理組合法人加入・入居届」(第7-1号様式)専有部分購入時の新組合員届出用紙‥8
③「管理組合法人届事項変更届」(第7-2号様式)組合員の届出事項変更届出‥‥‥9
④「議決権行使者指定届」(第8号様式)1住戸を2人以上で共有の場合に提出 ‥‥10
⑤「入居届兼誓約書」(第4-1号様式)専有部分の賃借人等の入居届用紙‥‥‥‥‥4

5 1か月以上不在にするとき
①「長期不在届」(第9号様式)組合員、借入人が1か月以上不在するときに提出 ‥11

Ⅱ 専有部分の修繕工事を行うとき
①「専有部分の修繕工事申請書」(別紙1)
組合員が工事予定日の20日前に提出‥‥‥‥‥‥‥‥12
②「専有部分の修繕工事承認通知書」(別紙2)
組合が承認するときの様式‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥13
③「専有部分の修繕工事不承認通知書」(別紙3)
組合が不承認とするときの様式‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥14
④「専有部分の修繕工事完了報告書」(別紙4)
組合員の工事完了報告様式‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥15

 【マンションライフ福岡2017年春季号掲載記事】