| 役員引継ぎ資料とは |
| ■Question■ 管理会社に全面委託しているマンションの理事長です。前任理事長から何の引継ぎもなく、大変苦労しています。役員交替に当たって、本来どのような引継ぎを行うべきでしょうか。 |
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Answer ■
全面委託でも新旧役員間の引継ぎは必要です。管理会社は契約の相手方です。その相手方に一切を委せ、何も引継ぎをしないのは無責任です。 役員は、全面委託であっても業務方針を決定し、管理会社の業務実施状況をチェックして、必要に応じ改善指示をするのが職務です。役員交替に当たっては、今まで進めてきた業務の成果と進行状況を申し送り、未完了のものは後任に続けてもらう必要があります。また、大事な財産をきちんと引き継がなければなりません。 引継ぎ資料は、次の三種類に大別されます。 (1) 原始書類 マンション分譲時の資料です。竣工図など設計図書、建築確認書類、登記簿謄本、売買契約書写し、販売チラシ、パンフレット、原始管理規約(全員署名押印分)など。 (2) 経過書類 これまでの主な組合活動の資料です。総会・理事会議事録原本、同添付資料、規約・細則類原本、修繕工事履歴書、各種契約書、長期修繕計画書、各種点検報告書など。 (3) 財産類 組合の資産と負債です。 現金、預金通帳、保険契約書、借入金契約書、什器・備品類、マンション各種鍵類など。 以上の資料の現物または管理会社の保管証明書などで引き継ぎます。あわせて、取組み中の案件、実施すべき案件の引継ぎを行うべきです。これらの引き継ぎを完了しなければ任務を終了したとはいえません。 |
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